Что такое портфель проектов

Что делать, если количество проектов и задач растет, а расставлять приоритеты становится все сложнее? Какой проект запустить в работу первым, а от какого стоит отказаться? Как определиться со стратегиями и единым вектором развития компании?

Масштабировать бизнес, собирая проекты в единое целое и делая работу всей команды прозрачной, поможет портфель проектов.

Портфель проектов — что это?

Портфель проектов — набор проектов компании, объединенных единой темой или стратегической целью. Каждый портфель состоит из отдельных проектов, соответственно, если у компании в приоритете не одна цель развития, то одного портфеля проектов будет недостаточно. Необходимо создать несколько — под каждую из приоритетных целей. Каждый портфель курируется отдельным подразделением. 

Также портфель можно охарактеризовать как базу данных с четкой структурой, используемую для управления несколькими проектами на протяжении всего их жизненного цикла. Портфель нужен для координации проектов, обеспечения эффективного и своевременного достижения намеченных целей. 

Портфельное управление помогает выгодно распределять ресурсы компании между уже запущенными проектами, при необходимости концентрировать максимум усилий на тех проектах, которые нуждаются в особом внимании в текущий период времени.

Для чего нужен портфель проектов?

Зачем компании нужно собирать проекты в портфель? При развитии бизнеса появляется все больше и больше внутренних процессов. Становится сложнее разобраться в проектах, определить, какие их них рентабельные, какие соответствуют текущей стратегии компании. В результате может наблюдаться неправильное распределение задач и ресурсов, срывы дедлайнов, ухудшение качества работы компании.

Не допустить такого печального для предприятия развития событий, вывести управление ресурсами на более высокий уровень и повысить продуктивность компании поможет использование портфеля проектов.

Плюсы портфеля проектов:

• текущее положение дел в компании можно быстро оценить в любой момент;
• организация может управлять несколькими проектами в портфеле одновременно, не теряя эффективности;
• возможность корреляции задач, целей и ценностей бизнеса;
• намного проще оценивать риски и расставлять приоритеты;
• четко видна финансовая картина;
• корректное распределение задач и нагрузки между исполнителями;
• экономия времени на принятие важных решений.

Используя портфель, можно акцентировать внимание команды на общий результат, а не только на закрытие задач по конкретным проектам. Если по каким-то причинам один из проектов внутри портфеля перестает соответствовать основной стратегии или приоритетам компании его можно свернуть.

Подытожим. Портфель позволяет одновременно управлять несколькими проектами достаточно эффективно, минимизировать риски для бизнеса, правильно определяя приоритеты и распределяя ресурсы.

Управление портфелем проектов

Под управлением портфелем проектов понимают создание надежной системы, позволяющей эффективно руководить проектами, связанными единой целью и стратегией. При управлении проектами руководителю важно задаваться такими вопросами:

• Все ли проекты, собранные в портфеле, соответствуют общей тематике? 
• Сохранились ли сроки по проектам в портфеле прежними?
• Приводит ли реализация проектов к единой цели?
• Получает ли компания выгоду от работы над этими проектами?

Если ответы на перечисленные вопросы будут отрицательными, стоит подумать о том, как исправить ситуацию. Все нюансы управления портфелем проектов мы рассмотрели в этой статье.

 Принципы управления портфелем проектов

Независимо от организационной модели внутри организации, которая принята на текущий момент, важно следовать таким принципам:

• проанализировать производственные возможности организации и, если есть необходимость, предпринять меры для их оптимизации;
• оценить ожидания заказчиков и предпринять меры для того, чтобы действия по проектам соответствовали этим ожиданиям;
• найти инвесторов и сформировать бюджет для проектов, которые предположительно будут входить в портфель;
• убедиться, что проекты, которые включаются в портфель, соответствуют единой стратегии компании;
• обеспечить прозрачность всех процессов по каждому проекту.

Все эти принципы необходимо учесть еще до того, как в компании будет реализовано проектное управление. Чтобы управлять портфелем проектов более эффективно, необходимо использовать подходящие инструменты. Некоторых из них рассмотрим дальше.

Инструменты и методы

Внедряя управление портфелем проектов, важно ориентироваться на стратегические цели компании, применяя современные инструменты и методы, которые помогают оценивать проекты, прогнозировать риски и эффективно управлять каждым из проектов. Часть из них мы рассматривали в этой статье, о некоторых поговорим дальше.

Если говорить о методах анализа и оценки проектов, стоит акцентировать внимание на таких:

• Скоринг. Это метод оценки портфеля проектов по четким критериям. Можно определить значимость критериев в процентах или в баллах. В конце каждый проект набирает определенную сумму баллов/процентов, исходя из чего, определяется структура проекта, его ценность в сравнении с другими. Критерии можно связать с разными факторами, если они важны для компании, например, с рисками, затратами ресурсов, финансами. При постановке оценки необходимо учитывать главную стратегическую цель организации. Скоринг применяют для выбора проектов в портфель, а также для анализа динамики развития проектов.
• Визуализация. Этот метод используют для того, чтобы упростить процесс сравнения проектов в портфеле. Благодаря визуализации можно более эффективно отслеживать прогресс по каждому из проектов. Один из инструментов для визуализации портфеля проектов — Канбан-доски. 
• Оценка расходов и окупаемости. Этот метод анализа включает целый набор аналитических приемов, которые позволяют оценить затраты, окупаемость инвестиций, а также рентабельность проекта в целом. Используется набор инструментов для определения соотношения стоимости и актуальных затрат по проекту. 
• Прогнозирование окупаемости. Используется аналитические инструменты, с помощью которых можно оценить затраты на проект, определить, насколько высока окупаемость и оценить рентабельность вложений. 
• Контрольные точки. Инструмент для отслеживания динамики развития портфеля проектов и каждого проекта. Для этого отслеживается динамика по промежуточным дедлайнам и результатам, которые получены на этот момент.
• Экспертная оценка. Метод, используемый для выявления взаимосвязей проектов в портфеле и сравнения их между собой. Иногда проекты зависят друг от друга или дублируют друг друга частично/полностью. Некоторые проекты являются полностью взаимоисключающими и не могут входить в один портфель.
• Дорожная карта. Еще один эффективный инструмент визуализации полного списка работ. На дорожной карте отображаются все процессы по проекту, риски, контрольные точки. Благодаря дорожной карте можно быстро сформировать отчет по определенному срезу работ.

Управление проектам и портфелем — в чем основное отличие?

Управлять отдельными проектами и целым портфелем — это разные понятия, хотя и находятся в одной плоскости бизнеса. Да, в обоих случаях менеджеры планируют срок и бюджет, оценивают риски, собирают команду специалистов, устанавливают дедлайны. Но есть существенные отличия.

При портфельном управлении цели более масштабные — главный менеджер должен отобрать только максимально рентабельные проекты, постоянно контролировать общую картину и при необходимости мгновенно вносить корректировки. Главное в таком управлении — это реализация стратегических целей компании.

Менеджер конкретного проекта при управлении работает с определенными задачами, которые более субъективны — сделать конкретный проект рентабельным, реализовать его точно в срок и уложиться в бюджет. 

Если стратегия верна, каждый из управленцев занимается своим делом, что позволяет успешно реализовать отдельные проекты и собирать их в единый портфель для достижения целей и стратегией организации.

В завершении статьи затронем важный вопрос и рассмотрим, какие готовые инструменты сейчас представлены на рынке для эффективного управления портфелем проектов. 

Готовое решение для управления портфелем проектов

Если компания решила перейти на портфельное управление, необходимо подобрать соответствующее программное обеспечение, которое позволило бы обрабатывать нескончаемый поток идей, мыслей и стратегий развития. Логично, что даже в активно развивающейся компании ресурсы не безграничны, поэтому важно правильно выбирать проекты, оценивая их рентабельность. 

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для создания и управления портфелями проектов. Интуитивно понятный функционал поможет одновременно управлять несколькими проектами одновременно, отслеживать сроки, контролировать бюджет, распределение ресурсов и нагрузки между членами команды.

Программное обеспечение КСК. Проекты создано для одновременной работы с продуктами, проектами и портфелями вашей   организации. Среди доступных опций:

• формирование критериев оценки;
• контроль, реализация процессов;
• функционал для экспертизы отдельных компонентов;
• подготовка отчетности в автоматическом режиме;
• управление рисками, как по портфелю, так и по каждому проекту.

Это лишь часть функционала, который мы реализовали в нашем продукте. Понимая, что у разных организацией потребности отличаются, мы предлагаем несколько вариантов продукта, коробочное, облачное решение и бессрочная лицензия. 

Оставьте на сайте заявку, чтобы получить консультацию эксперта и подобрать версию продукта, которая лучше всего подойдет для решения задач вашего бизнеса.