BI системы: что это и какие задачи решают для бизнеса

BI-системы — технологии превращения данных в наборы отчетов и дашборды, понятные конечным пользователям. BI-системы или программы упрощают анализ данных, позволяют экономить время и ресурсы, принимать важные решения быстрее и эффективнее.

В этой статье говорим про Business Intelligence и BI-системы — задачи, этапы внедрения таких программ и решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Что такое business intelligence

В переводе с английского business Intelligence — «бизнес-аналитика». Без BI аналитики не обойтись при работе с большими объемами данных, изучении показателей компании, принятия решений, когда нужно вводить улучшения и как это сделать. 

Проще говоря, бизнес-аналитика открывает новые возможности — помогает руководителям принимать осмысленные решения, основанные на четких и понятных данных, предоставленных программами.

Можно выделить три задачи business Intelligence:

1. Собрать важные данные о работе компании в виде чисел.
2. Структурировать, обработать данные для дальнейшего анализа.
3. Выполнить анализ полученных данных, обнаружить закономерности, аномалии и тренды. Спрогнозировать пути развития компании в текущих условиях, предложить варианты решения обнаруженных проблем.

BI-системы разработаны на базе основных принципов BI аналитики. Эти системы BI помогают бизнесу, когда отчетов стало слишком много, а структурировать и анализировать информацию становится сложно. 

Что такое BI-системы и кому они полезны

Сегодня под понятием BI-система понимается технология превращения данных из различных источников в дашборды и наборы отчетов, наглядных и понятных конечным пользователям. Основными потребителями BI-систем являются крупные и средние организации всех направлений деятельности, включая органы власти. С помощью BI-систем можно упростить и ускорить анализ данных, они помогают пользователям принимать важные решения для развития бизнеса. 

Рассмотрим суть действий, происходящих в BI-системе более подробно:

1. Сбор данных системой. BI программы извлекают данные из разных источников, к примеру, из таблиц Excel, ERP-систем, CRM-систем. Функционал BI-системы предоставляет возможности для сбора данных, как в автоматическом режиме, так и по конкретному запросу пользователя.
2. Обработка данных системой. На следующем этапе платформа или алгоритм BI приводит собранные данные к единому формату, с которым можно работать в дальнейшем. После этого проводится анализ, структуризация, определение зависимостей и закономерностей.
3. Визуализация. Последний шаг этого процесса — создание отчетов системой и их визуализация. Есть разные возможности для визуализации — платформа может представить информацию в виде презентации, дашборда, графика. 

Схематически этот процесс можно представить следующим образом:

Кому могут быть полезны готовые отчеты, подготовленные BI-системой? Практически всем специалистам в компании — аналитикам, руководителям организации и главным менеджерам отдела. Платформа может подготавливать отчеты для разных целей и создавать в программе дашборды для специалистов, работающих в разных направлениях. Благодаря понятной и простой подаче информации специалисты могут намного быстрее анализировать данные, экономится много времени и ресурсов, так как не нужно собирать и сопоставлять информацию, после этого вручную рассчитывать показатели. Все это сделает BI-система — обработает данные и визуализирует их.

Дальше для понимания важности таких программ и пользы BI-систем рассмотрим, в каких направлениях может использоваться бизнес-аналитика и какие задачи решает эта технология.

Что можно анализировать с помощью BI-системы

• Финансы. Аналитика и анализ движения средств и остатки, кредиторская/дебиторская задолженность, прибыль, рабочий капитал, баланс, доходы/расходы.
• Производство. Платформа может анализировать такие данные, как отправка заказов на производство, скорость производства, загрузка оборудования, брак и отходы, время выполнения/ожидания заказа, сравнение с прошлыми периодами. 
• Продажи. Аналитика следующей информации: план, факт, себестоимость, маржа, возвраты, скидки, товарные группы и другие виды анализа. 
• Закупки. Возможности оценки информации в деньгах и материальном выражении, статистика, план.
• Self-service аналитика. Возможности для внедрения нестандартных подходов анализа данных для определения неочевидных зависимостей на базе сложных алгоритмов.
• Запасы. Платформа может анализировать достаточность на производственных площадках, запасы сырья и тары, анализ динамики.
• Логистика. Скорость доставки, транспортные расходы, ремонт автопарка/простои, работа курьеров, износ автопарка. 
• Товарный запас. Аналитика таких данных: остатки на торговых точках и складах, оборачиваемость, списание, результаты инвентаризации.
• Маркетинг. Возможности для сбора и оценки статистики сайта, оценки системы лояльности, данных из CRM, ROI, расходы на рекламу. 
• HR-аналитика. ФОТ к объемам продаж/производства, штатная/фактическая численность, дисциплина труда, текучесть.

Во всех этих направлениях business intelligence позволяет решать определенные задачи. Более подробно говорим об этом дальше.

Какие задачи решают BI-системы

BI-системы позволяют наглядно представлять информацию по ключевым показателям организации для выявления проблем в бизнесе (деятельности), находить тенденции, делать прогнозы, улучшать деятельность в целом. 

Основной функционал BI-системы:

• возможность обрабатывать и анализировать любые данные, которые нужны бизнесу;
• сбор, структурирование и хранение информации в одном месте;
• обработка больших объемов информации, которые в дальнейшем можно использовать для прогнозирования продаж или пошаговой разработки бизнес-стратегии;
• подготовка отчетности и визуализация;
• моделирование решений и оценка их эффективности;
• обнаружение уязвимых мест;
• систематизация данных, полученных за все время работы компании;
• безопасный доступ со всех устройств.

Если конкретизировать задачи, которые помогает решать BI-система, их очень много. Для примера рассмотрим несколько:

• Управление ресурсами. Система хранит всю информацию о проектах компании, заказах, сделках, договорах. Оперируя этой информацией, можно предположить, какие ресурсы и в каком количестве потребуются в будущем. Это упрощает процесс планирования закупок.
• Понимание запросов клиентов. Применяя BI-систему, можно работать с информацией о том, как пользователи взаимодействовали с продуктом. Такой анализ помогает выявить слабые места, понять, что нужно доработать.
• Поиск закономерностей в продажах. Специалисты по маркетингу могут анализировать данные по продажам, чтобы выявить сезонные колебания или другие особенности. Эта информация может быть полезна для планирования закупок и проведения рекламных кампаний.
• Определение причин снижения прибыли. В BI-системы можно изучить данные о том, что влияет на чистую прибыль компании. Если проанализировать информацию о выручке, постоянных и переменных расходах, можно обнаружить слабые места.

Большому и среднему бизнесу технология бизнес-аналитики помогает стать более эффективным, адаптивным и конкурентным на современном рынке. Но важно понимать, что внедрение BI-системы — сложный процесс, который может занять несколько месяцев. О том, как происходит внедрение — рассказываем дальше.

Как происходит внедрение BI-систем

Внедрением BI-системы занимаются аналитики BI, разработчики программного обеспечения и все специалисты, которые будут использовать этот инструмент в своей работе.

Состав команды для внедрения численно зависит от масштаба проекта. Основные роли, подлежащие обязательному исполнению при реализации BI-проектов, включают: BI аналитик (выполняет бизнес- и системную аналитику), дизайнер интерфейсов, архитектор системы, проектировщик корпоративного хранилища (DWH), специалисты по сбору данных, в том числе разработчики интеграций по API, разработчик дашбордов. И, конечно, руководитель проекта.

Задача BI-аналитика — спроектировать архитектуру системы, запустить ее в работу и контролировать все процессы. Также BI-аналитик отвечает за анализ данных. Разработчики берут на себя техническую часть. Задача пользователей системы BI состоит в том, чтобы корректировать ее работу, вносить замечания. 

Процесс внедрения BI-системы можно разбить на несколько основных этапов:

1. Определение требований. Специалисты, которые будут использовать функционал системы BI, объясняют, какую информацию нужно анализировать, какие отчеты и таблицы им нужны, насколько детализированной должна быть информация и как часто будут обновляться данные. На этом этапе BI-аналитик собирает требования от всех специалистов, структурирует информацию и продумывает, как будет выглядеть функционал системы.
2. Определение данных. Совместно с будущими пользователями системы BI-аналитик прописывает данные, которые потребуются для формирования отчетности. Это та информация, которая будет отображаться на дашбордах. 
3. Определение источников данных. На этом этапе важно определить, где система будет собирать необходимые данные для расчета показателей. Это могут быть программы для автоматизации продаж, различные таблицы, CRM-системы. Также важно оценить то, насколько корректно источник передает данные. Если с этим есть проблемы, систему необходимо доработать. Более детально вопрос с выбором источников данных мы рассмотрим дальше.
4. Выбор BI-системы. Очень важный шаг, на котором, основываясь на требованиях пользователей, выбранных источниках для сбора информации, решается, какая система лучше всего подойдет для компании. Варианта здесь два — купить готовое решение или начать разработку с нуля.
5. Настройка. После того, как система выбрана, важно настроить хранилище данных и обеспечить интеграцию с источниками, откуда будет происходить сбор информации. За это ответственны разработчики и аналитики BI. На этом этапе необходимо все требования пользователей преобразовать в ТЗ для разработчиков. В техническом задании долждны быть указаны такие нюансы: из каких источников будут забираться данные, какая информация должна отображаться на дашбордах, каким образом данные будут преобразовываться. 
6. Тестирование. Очень важный этап, когда происходит проверка корректности отчетов и их детализации до желаемого уровня. Тестирование могут заниматься сами пользователи, но иногда привлекают тестировщиков, чтобы быстрее выявить недочеты и исправить их. Тестировщики помогают обнаружить ошибки в работе, связанные с технической стороной. Пользователи же больше оценивают удобство.
7. Обучение. Запустить систему — полдела, нужно провести обучение всех пользователей, чтобы специалистам было комфортно работать, и функционал этого инструмента использовался по максимуму. Для обучения можно провести вебинар, записать обучающие видеоролики или создать пользовательские руководства. 

После внедрения системы BI аналитики и разработчики продолжают поддерживать ее работу. В процессе могут возникнуть вопросы по использованию технологии, могут появиться пожелания по доработке или возникнуть проблемы с функционалом, которые нужно решать. 

Как правильно выбрать источники данных

В каждой организации набор источников информации является уникальным. Обычно указывают наиболее распространенные системы бизнес-класса: ERP, CRM, SD, бухгалтерия, кадры, биллинговые системы. Очевидно, что у органов власти этот набор будет совершенно другим. 

ETL (сокращение от Exact, Transform, Load): эти технологии обеспечивают сбор данных от систем-поставщиков, их преобразование в требуемые структуры и очистку (в реальности «чистые» данные практически не встречаются). 

Системы-поставщики данных на технологическом уровне: базы данных, файлы, облачные структуры, API, др. (см. рис.).

Подготовленные данные: очищенные данные, размещенные в корпоративном хранилище (DWH – сокращение от Data WareHouse). Корпоративное хранилище (DWH) имеет специальную структуру, подготовленную для последующего использования в построении дашбордов, а также для построения BI-систем поддержки принятия решений в виде статистических моделей и правил, а также прогнозирования (data mining).

Как организуется работа по созданию дашбордов?

На практике работа организуется ровно наоборот по отношению к технологическому процессу: 

1. Вначале BI аналитики выявляют потребности конечных потребителей информации и формируют предварительный список дашбордов. 
2. Затем инженеры выявляют источники данных для визуализации. 
3. Далее составляется перечень систем-поставщиков и определяются способы интеграции с указанными системами. 
4. Затем производится проектирование корпоративного хранилища, и начинаются работы по сбору и очистке данных. И только после этого строятся дашборды.

К сожалению, указанный процесс не может быть реализован в один цикл. Прежде всего, по причине первоначального непонимания бизнес-пользователями своих потребностей в дашбордах. Чаще всего, пока бизнес-пользователи не увидели дашборды на экране и не начали ими пользоваться, они не понимают, что же им необходимо. Поэтому в реальности разработка BI-систем выглядит, как циклический челнок или циклический итерационный процесс, в котором происходят непрерывные уточнения до получения конечного результата.

Основные BI-технологии: решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Наиболее развитые технологии так называемого полного цикла представляли ушедшие с российского рынка западные производители: Microsoft, Oracle, IBM, Qlik, Tableau. В настоящее время заказчики должны находить решения из числа российских или решений с открытыми кодами.

В этом направлении компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает:

1. Полный цикл построения BI-решений под ключ.
2. Использование как решений с открытым кодом, так и российских.

Решения с открытым кодом:

• ETL: Apache NiFi.
• СУБД: PostgreSQL.
• Визуализация: Pentaho.

Российские решения:

• СУБД: Postgres Pro.
• Визуализация: Visiology.

Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» возьмут на себя полный цикл работ «под ключ» по построению и внедрению BI-системы:

Проведем анализ требований к BI-системе.

• Определим, какие системы сбора информации необходимо использовать.
• Подготовим развернутое ТЗ для специалистов и прототип будущей BI-системы.
• Рассмотрим разные варианты программ BI и поможем определить, какая платформа будет соответствовать определенным требования компании. 
• Проведем пилот выбранной BI-системы на данных вашей компании и оценим стоимость внедрения.
• Проведем весь цикл мероприятий по внедрению, настройке, тестированию и обучению. 
• Будем сопровождать готовую BI-систему в течение всего жизненного цикла, вносить доработки и корректировать возникшие ошибки. 

Чтобы получить больше информации и консультацию эксперта, оставьте заявку через форму обратной связи.