Как провести рабочее совещание эффективно

«Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать», — известный экономист Джон Кеннет Гэлбрейт.

Рабочее совещание может быть пустой тратой времени — утомлять, нервировать и отвлекать от настоящей работы. Бесконечные доклады ни о чем, отсутствие регламентов и повесток, вечно опаздывающие коллеги — причины, почему сотрудники не любят совещания можно перечислять долго.

Но, если подойти к организации и проведению рабочей встречи с умом, то совещание может стать эффективным инструментом для генерирования идей, решения задач и достижения целей. Все зависит от подготовки руководителя, вовлеченности сотрудников и подхода к проведению совещаний.

Если рабочие собрания в вашей компании стали рутинными, скучными и малоэффективными, пора что-то менять. В этой статье делимся секретами проведения совещаний, которые ваши коллеги точно не захотят пропустить.

Зачем нужно проводить совещание с сотрудниками

А зачем вообще нужны совещания, если члены команды могут коммуницировать в рабочих чатах? Личную коммуникацию перепиской не заменить. Обмен информацией, выработка командных стратегий, мозговой штурм, генерация идей, оповещение о важных переменах — все это происходит на совещаниях.

Опыт показывает, что самые крутые идеи приходят при обмене мнениям и во время дискуссий, поэтому собственники бизнеса регулярно проводят совещания, конференции, деловые встречи.

Во время совещаний можно оценить настрой сотрудников  и понять, как они воспринимают информацию. А еще такие встречи дисциплинируют, повышают мотивацию и продуктивность. Понимая, что раз в неделю нужно отчитаться за проделанную работу, члены команды будут более ответственно подходить к выполнению своих задач.

Также благодаря регулярным совещаниям можно сплотить коллектив, если создать комфортную атмосферу для обмена идеями, опытом и впечатлениями.

Но будем честными: далеко не всегда совещания помогают достичь вышеописанных целей. Иногда это действительно пустая трата времени. Почему? Вот, несколько причин:

• Нет ответственного или ведущего. Собравшиеся сотрудники не понимают, кому задавать вопросы, кто может взять слово, о чем сейчас говорить. Время уходит, все суетятся, ничего толком не решается. Нужен тот, кто возьмет на себя ответственность, подготовит план и потом подведет итоги.
• Нет регламента. Если сотрудники подтягиваются, кто, когда успеет, все происходит лениво и без энтузиазма, опять же теряется время, а значимость корпоративных собраний обесценивается.
• Никто не готовится. Если никому не поручили выступить, все молчат. Дело заканчивается тем, что руководитель раздает дополнительные задачи и все расходятся.
• Сплошной негатив. Собрание превращается в недовольный монолог руководителя или публичную «порку» провинившихся.
• Нет плана и цели. Коллеги собираются на совещании с четкой целью. Заранее составить план и уведомить сотрудников, какой вопрос будет обсуждаться.
• Размытый итог. Если после совещания никто не понял, зачем собрались и что же в итоге нужно делать — это впустую потраченное время.

Как избежать этих типичных ошибок и увидеть положительные результаты совещаний? Начать стоит с подготовки к проведению.

Подготовка к совещанию

Совещание ради совещания — бестолковая затея. Нужно определить план, цели и задачи. Часто как раз из-за плохой подготовки руководителя встреча проходит уныло и ради галочки.

Приведем простой алгоритм подготовки к проведению встречи:

1. Составление плана. Благодаря продуманной структуре вы ничего не забудете, сможете планомерно переходить от вопроса к вопросу вместо того, чтобы излагать мысли сумбурно и еще больше запутывать коллег.
2. Четко сформулируйте повестку. Сделать это можно, отвечая на вопрос, о чем будет встреча. Заранее уведомите о целях и плане всех приглашенных сотрудников.
3.  Совещания могут быть оперативными, когда нужно срочно собраться для решения какой-то проблемы, и регулярными. Последние проводятся раз в неделю с одним и тем же составом на одну и ту же тему. В регулярных совещаниях важно заранее распределить роли среди участников, тема остается неизменной и вопросы на совещаниях могут повторяться.
4. Составление списка участников. Продумайте, кого действительно вы хотите видеть на запланированном совещании и зачем. Все зависит от тематики и задач, которые нужно решить. Если кто-то из сотрудников не задействован в решении определенной задачи, нет смысла отрывать его от работы.
5. Определите тайминг. Уделить совещанию можно от 30 минут до часа. Так все успеют высказаться, а нить разговора не начнет теряться. Если рабочих вопросов много, при длительном двухчасовом совещании лучше сделать 5-10 минутный перерыв. И помните, что время — деньги, поэтому лучше не затягивать.
6. Итоги прошлого совещания. В самом начале можно предложить ответственным за задачи, поставленные на прошлой оперативке, коротко рассказать, как продвигаются дела. Если есть проблемы и нужна помощь коллег в виде новых идей, подсказок, советов, можно предложить присутствующим высказаться.
7. Подготовить структуру. Важно, чтобы в первой половине встречи обсуждались приоритетные задачи, пока все полны сил и максимально сосредоточены. То, что не имеет стратегически важного значения, например, планирование корпоративной вечеринки, стоит оставить на самый конец.
8. Подготовьте материалы. Если нужны документы для презентации, попросите сотрудников распечатать все заранее.

Итак, простая подготовка — первый шаг к успешному совещанию. Дальше рассмотрим, какой формат собрания выбрать и каких подходов проведения рабочего совещания стоит придерживаться.

Способы проведения

Офлайн или онлайн — какой формат совещаний лучше? Оба варианта имеют место быть и большинство компаний сочетают встречи всей команды в реале с регулярными видеоконференциями.

Если вы планируете офлайн встречу, позаботьтесь о комфортной рабочей обстановке, необходимом оборудовании для презентации материалов. В переговорной должно быть достаточно света и свежего воздуха, а также свободного места, чтобы все присутствующие могли разместиться. Удобнее всего разместиться, если в комнате будет овальный рабочий стол и достаточно стульев для всех сотрудников.

Видеоконференции помогают экономить время и подключаться всем сотрудникам, в том числе работающим на удаленке. При таком формате важно правильно выбрать инструмент для онлайн-конференции. Многие успешно используют Zoom, Mind Meeting, Google Hangouts,TrueConf, MyOwnConference.

Во время выступления попросите коллег отключить свои микрофоны, чтобы не создавался фоновый шум. Заранее не помешает проверить, как работает запись экрана. Если нужно вести протокол совещания, для этого можно использовать онлайн-документы.

Независимо от формата совещаний — онлайн или офлайн — ориентируйтесь на базовые правила и приемы, эффективность которых проверена временем. Что поможет сделать ваши совещания действительно полезными — читайте дальше.

Правила проведения рабочего совещания

Правильный подход к совещанию — обзор основных правил:

1. Встреча не должна быть однобокой. 
   На совещании важно разобрать как можно больше важных вопросов, поэтому встречу лучше разбить на части, например:
   • вначале оглашаете план, коротко пробегаетесь по вопросам повестки;
   • вспоминаете важные вопросы прошлого собрания, обсуждаете задачи и возможные трудности;
   • переходите к новым приоритетным или срочным задачам, затем обсуждаете менее важные или спорные;
   • старайтесь расположить темы повестки так, чтобы они логично дополняли друг друга;
   • если есть сложные задачи, устраиваете мозговой штурм;
   • приглашаете коллег задать вопросы руководителю или друг другу;
   • если не хватает времени, чтобы обсудить все вопросы, выбирайте наиболее важные, но не самые сложные — так можно будет закрыть максимум вопросов;
   • завершаете собрание и резюмируете.
2. Избегайте клише и банальных формальностей на совещании.
   Лучше оставить формальности съездам профкома. Начинайте собрание просто, избегайте протокольности и излишнего официоза. Руководителю важно придерживаться на совещании уместной субординации, чтобы удерживать внимание сотрудников, но не перегибать палку.
   Несколько блиц-советов по совещаниям:
   • лучше проводить короткие совещания чаще, чем затяжные собрания с большим количеством вопросов, но реже;
   • первым пунктом повестки всегда обсуждайте вопрос, который проще всего решается;
   • если обсуждаются спорные вопросы, сразу давайте слово подчиненным, а потом их непосредственным начальникам.
3. Чем меньше людей на совещании, тем лучше.
   Психологи утверждают, что для продуктивной работы на встрече должно присутствовать 7-9 человек, иначе результативность снижается. Собирая группу на совещании, подумайте о каждом из тех, кого хотите позвать:
   • Обладает ли этот сотрудник знаниями по теме, которых нет у других участников?
   • Действительно этот специалист заинтересован в теме обсуждения?
   • Готов ли он к конструктивному диалогу?
   • Возможно, достаточно будет просто сообщить ему результаты встречи?
4. Уделите время на совещании, чтобы похвалить коллег.
   Отмечайте сотрудников, которые хорошо справились с задачами. Так вы мотивируете их делать больше и показываете, что усилия не остаются незамеченными. Плюс для других такая похвала может стать неплохим стимулом постараться чуть больше. К сожалению, часто руководители замечают только недостатки, а похвалить просто забывают или не считают нужным.
5. Дайте всем сотрудникам право голоса на совещании.
   Монолог руководителя на 30 минут не имеет ничего общего с результативным совещанием. Важно дать возможность высказаться другим. Поэтому после каждого пункта можно предлагать присутствующим задавать вопросы, оставлять комментарии и замечания. Чем больше вы вовлекаете коллег в процесс обсуждения на совещании, тем выше будет их заинтересованность в проекте. Если на встрече есть новички, можно уделить им чуть больше внимания, пригласив высказаться. Часто свежий взгляд оказывается ценным для проекта и помогает увидеть недоработки или найти новое решение.
6. Время на лирическое отступление.
   Если встреча продолжается дольше 30 минут, присутствующие могут начать отвлекаться, и она уже не будет такой эффективной.  Советуем делать небольшие перерывы и переключаться на отвлеченные темы. Удачная шутка или к месту рассказанная история помогут разрядить обстановку, снять градус излишней официальности и включить внимание присутствующих.
7. Проявляйте вежливость и внимательность.
   Если кто-то из коллег выступает, не стоит его перебивать. Критиковать можно, но конструктивно, по делу и без эмоций. Попросите участников отложить на время смартфоны и сосредоточиться на обсуждении.
8. Ведите протокол.
   Не обязательно следовать всем правилам составления протокола на рабочем совещании. Суть в том, чтобы зафиксировать, какие вопросы обсудили и какие решения приняли, кто ответственен за какую задачу, какие сроки. Чтобы не отвлекаться, можно назначить кого-то из коллег секретарем и попросить все фиксировать или в онлайн-документах, или на бумаге.
9. Если вы провели встречу, должны быть сформулированы реальные задачи.
   Если вопросы обсудили, значит, приняли решение и назначили кого-то ответственным. Важно оформить все задачи не в устном, а в письменном виде — четко прописать ответственного и реальный срок (делаем это не только в протоколе, но и на площадке, которую компания использует для работы).

Если придерживаться этих простых правил, со временем вы заметите, что совещания стали проходить совершенно в другой обстановке — коллеги инициативны, охотно взаимодействуют, делятся мыслями и наработками, вовлекаются в процесс.

Эффективны ли ваши совещания? Решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Попробуйте оценить, насколько эффективно проходят ваши планерки, ответив на следующие вопросы:

1. Успеваете ли вы принять решение по всем запланированным вопросам?
2. Отправляете ли информационные материалы, связанные с повесткой встречи, заранее?
3. Есть ли у коллег привычка опаздывать или сидеть на совещании в смартфоне?
4. Приглашаете ли на совещание сотрудников, ответственных за задачи, которые будут обсуждаться?
5. Есть ли тайминг и контролируете ли время на выступление каждого участника?
6. С каким настроем сотрудники приходят на встречу?
7. Есть ли ответственный за подготовку материалов для встречи?
8. Охотно ли присутствующие на совещании  высказываются, вступают в диалог, дают комментарии и замечания?
9. Проверяете ли вы статус выполнения задач между совещаниями?
10. Используете ли с коллегами единое информационное поле для обсуждения результатов прошедшей встречи?

Более подробно хотим остановиться на двух последних пунктах — контроль выполнения задач между совещаниями и использование единого информационного поля для коммуникации сотрудников. Чтобы сплотить команду, достигать целей, работать на результат, мало встречаться 1 раз в неделю. Нужен единый инструмент с функционалом для работы над задачами, обсуждения проектов, обмена файлами, быстрого поиска необходимой информации.  Как раз такой инструмент представляет компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Мы разработали облачное решение для организации работы и коммуникации команды — КСК.Service&Teamwork. Это 4 модуля в едином решении для автоматизации бизнес-процессов с единым информационным пространством.

КСК.Service&Teamwork поможет:

• быстро делегировать задачи, концентрироваться на приоритетных, отслеживать сроки и качество выполнения;
• быть доступным из любого устройства и места, когда нужно срочно обсудить проект с коллегами;
• тратить меньше времени на пустые переписки и совещания;
• использовать для рабочих задач, обсуждений и файлов единое хранилище данных.

Поддерживая непрерывную связь с коллегами между совещаниями, вы всегда будете в курсе того, как идет работа по текущим задачам и какие вопросы вынести на повестку следующей встречи.