X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

Автоматизация бизнес-процессов

Cпособность быстро реагировать на требования рынка сегодня становится решающим фактором успеха.

Чтобы отвечать все новым и новым вызовам, бизнесу необходимо корпоративное программное обеспечение, которое способно меняться, совершенствоваться и подстраиваться под изменяющуюся ситуацию и разные бизнес-процессы. Нужны такие решения и такой подход, который бы позволял создавать разного рода приложения без наличия глубоких знаний в программировании, быстро и при этом с минимальными затратами.

Системы автоматизации или корпоративные программы, разработанные на low-code платформе, как раз и являются таким инструментом.

Кому и зачем сейчас нужна система автоматизации

У каждой компании есть свои бизнес-процессы и метрики. Автоматизация бизнес-процессов поможет компании решить ряд задач и достичь целей, которые являются универсальными для большинства фирм.

Главные цели автоматизации бизнес-процесса:

  • Экономия бюджета и ресурсов — главная цель. Инвестируя в ПО, компании могут увеличить производительность труда, сократить расходы, автоматизировав производственные и другие процессы, увеличить оборот и повысить прибыль.
  • Увеличение прозрачности в бизнесе — важная цель. Работая в единой информационной среде, сотрудники могут лучше взаимодействовать, избегать конфликтов, эффективно работать с клиентами. Для клиентов свои плюсы — своевременное и качественное обслуживание. Руководителю автоматизированный бизнес позволяет отслеживать реальные результаты оптимизации бизнес-процессов.
  • Ускорение и упорядочивание процессов — базовая цель. Внедряя автоматизацию можно сократить время на каждую операцию, просчитать все шаги, назначить ответственных, определить сроки. Четкое распределение задач помогает сократить влияние человеческого фактора, снизить риски и уменьшить расходы.

Автоматизацию используют в любой сфере на любом этапе развития, в том числе, в продаже и маркетинге, в HR процессах или при объединении двух фирм в одну. Когда автоматизация бизнеса завершена, сотрудники могут визуализировать собственную роль в создании конечного продукта.

Тенденции системы автоматизации бизнес-процессов

В 2021 году можно выделить несколько актуальных тенденций в автоматизации внутренних процессов:

  • Внедрение и запуск систем самообслуживания. Например, продажа, оформление, хранение заказа.
  • Облачные технологии — отличное решение для компании, которые не видят смысла расширять свои серверные мощности.
  • Маркетинг — CRM и BI. Если настроить рекламу и поиск клиентов, можно значительно увеличить прибыль.
  • Внедрение RPA. Чтобы разгрузить сотрудников, часть задач по обработке информации можно делегировать роботизированным системам.
  • Точная аналитика. Сервисы WI-FI позволяют проводить сравнительный анализ целевой аудитории по разным критериям для выявления покупательского поведения.
  • Сочетание офлайн и онлайн взаимодействия с клиентом. Целевой аудитории необходимо предоставить возможность перехода между каналами без утраты преимуществ.
  • Анализ данных в текущий момент — специальное ПО помогает отслеживать изменения, отчеты и динамику для быстрого принятия решений.
  • Специальные инструменты для обработки больших объемов информации — упрощают работу с базами данных.

Благодаря грамотной и своевременной автоматизации можно улучшить положение дел в любом бизнесе — от цветочного магазина до крупного поставщика стройматериалов.

Виды бизнес-процессов

Чтобы понять, в чем суть автоматизации внутренних процессов, необходимо разобраться, какими они бывают. Всего выделяют 4 вида:

  • Основные — это бизнес-процессы, которые напрямую влияют на прибыль: производство, работа с клиентами, продажи.
  • Вспомогательные — влияют не прямо, но помогают бизнесу развиваться. Например, документооборот, бухгалтерский учет.
  • Управленческие — процессы, которые помогают управлять бизнесом. Сюда относят решение текущих задач, мотивацию и контроль персонала.
  • Развивающие — процессы, благодаря которым фирма развивается. Например, планирование, обучение персонала, прогнозирование.

Также бизнес-процессы разделяют по следующему принципу:

  • Большие — затрагивают сразу несколько сотрудников или даже отделов.
  • Повторяющиеся с определенной периодичностью, например, отгрузки, закупки, продажи, акции.
  • Бизнес-процессы с сильным влиянием — от них сильно зависят другие процессы и в целом активность компании. Например, выпуск релиза нового продукта или обучение новых сотрудников.
  • Требовательные к дедлайнам — поддержка клиентов, запуск промо и акций.
  • Рутинные — часто повторяются, занимают много времени, но не нуждаются в больших интеллектуальных затратах. Например, формирование пакетов документов, закупки, отгрузки.

В целом, автоматизировать можно любые бизнес-процессы, если они упрощают работу персонала, помогают взаимодействовать с клиентами, повышают производительность без снижения качества продукта.

Плюсы и минусы автоматизации

Сегодня практически нет недостатков в использовании такого программного обеспечения и автоматизацию можно назвать синонимом эффективности. Чем больше частей вашего бизнеса вам удастся автоматизировать, тем больше ваши сотрудники смогут сосредоточиться на важной работе.

Автоматизация бизнес-процессов — преимущества:

  • повышается согласованность действий компании;
  • уменьшается число ошибок, так как исключен человеческий фактор;
  • рутинную работу выполняют машины;
  • предприятие становится более технологичным;
  • растет количество выполняемых задач;
  • проще принимаются решения в стандартных ситуациях;
  • вместе с автоматизацией количество представляемых услуг возрастает.

Важно учесть и возможные минусы такого решения: высокие трудозатраты, сложный старт. Некоторые отмечают как минус утрату гибкости процессов, но современные low-code платформы как раз позволяют процессам оставаться гибкими, несмотря на автоматизацию, и меняться в зависимости от запросов бизнеса.

Программное обеспечение

Главный инструмент в цифровизации — BPM для управления бизнес-процессами. Это категория корпоративных информационных систем, которые позволяют эффективно автоматизировать процессы управления. ВРМ осуществляют поиск несоответствий и мониторинг сложностей для улучшения и моделирования процессов. Этот инструмент помогает организации быть гибкой и легко подстраиваться под изменения рынка.

В сочетании с ВРМ используют специальное программное обеспечение — далее рассмотрим виды ПО и их особенности:

  • 1С — используется для цифровизации внутренних процессов на разных участках бизнеса. Функционал программ 1С предлагает большой выбор отраслевых конфигураций для бухгалтерии, учета кадров, контроля рабочего времени и т.д.
  • CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать, анализировать продажи, работу над проектами, маркетинг. Главная задача CRM заключается в улучшении качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнеса позволяет избавить менеджеров от выполнения рутинных задач, улучшить контроль по каждой сделке и оперативной аналитике. Можно сказать, что CRM-сервис создает уникальную экосистему внутри предприятий, благодаря чему сотрудники работают продуктивнее, не отвлекаясь на лишнее.
  • Project Management системы — помогают оптимизировать управление проектами. Для этого выбирается ответственный исполнитель, а задача разбивается на небольшие подзадачи с приоритетностью исполнения и сроками. Используют такие инструменты, когда параллельно ведется много проектов. Такое решение помогает повысить производительность и соблюдать дедлайны.
  • Системы аналитики — еще один инструмент в помощь бизнесу. Их используют для выявления трендов, закономерностей и исключений. С помощью систем аналитики прогнозируют исходы разных действий. В ходе работы собираются данные в одно целое и на основе этой информации формируют отчеты.

Кстати, программное обеспечение все чаще использует технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интерпретации неструктурированных данных. Это приводит к улучшению пользовательского опыта, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователя, не требуя привлечения технического специалиста.

Этапы автоматизации предприятия

Многие думают, что автоматизация бизнеса — это долго и сложно, нужно иметь большой штат сотрудников, экспертность и инвестировать много денег. На практике все немного проще. Если обратиться к специалистам, можно сделать все быстро и эффективно.

Посмотрим основные этапы автоматизации бизнес-процесса:

  • Подготовка. Включает в себя поиск проблемы и ее детальное описание, а также определение количества сотрудников, которые будут задействованы во внутренней автоматизации и работе с новым ПО.
  • Составление технического задания на автоматизацию, в котором детально обозначается специфика необходимого для работы ПО. После этого приглашенные эксперты изучают регламент, общаются с руководителем, оценивают ситуацию и предлагают готовые решения.
  • Выбор системы и сопутствующего ПО. После того, как определились с целями бизнеса, можно подобрать ВРМ, функционал которой позволит решить поставленные задачи.
  • Настройка и тестирование.
  • Подготовка развернутых инструкций.
  • Обучение персонала работе с новым программным обеспечением.
  • Проверка и корректировка. Автоматизированный функционал оценивают и проверяют при участии разработчиков. После тестирования вносятся необходимые правки. После чего вводим систему в эксплуатацию..

Посмотрим, как внедрение выглядит на практике.

Процесс внедрения автоматизации в компании

Внедрять автоматизацию бизнеса на производстве можно самостоятельно, изучая опыт других фирм, или вкладывать деньги и привлекать профессионалов. О плюсах и минусах обоих вариантов мы поговорим дальше, а пока переходим к алгоритму действий.

Этап 1. Разбираемся с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели разные виды БП, теперь необходимо подготовить их детальное описание. Далее определяемся, какие бизнес-процессы нужно оптимизировать, исходя из поставленных целей. Чтобы упростить задачу, глобальную цель можно разделить на небольшие и посмотреть, какие бизнес-процессы с ними соотносятся.

Чтобы правильно определить бизнес-процессы, требующие оптимизации, следуйте простой структуре:

  • Выявляем. Нужно изучить процесс, обнаружить последовательность каждого действия и понять его необходимость.
  • Упрощаем. Далее нужно упросить процесс, чтобы все действия были максимально простыми. Лишнее убираем, ничего не дублируем.
  • Автоматизируем. После этого выявленные и упрощенные процессы можно передавать на автоматизацию.

Этап 2. Формулируем цель

Как и любое действие, цифровизацию бизнес-процессов в компании не делают просто так. Нужно четко понять, для чего это нужно, и каких целей необходимо добиться.

Самые распространенные цели внутренней автоматизации:

  • повышение производительности труда;
  • сокращение издержек и ошибок;
  • увеличение точности вычислений;
  • повышение шансов принятия правильных решений за небольшой период времени;
  • возможность выполнения нескольких задач параллельно;
  • повышение качества сервиса;
  • налаживание взаимодействия отделов производства между собой;
  • увеличение продаж;
  • избавление от рутинных продаж.

Цели могут быть разными, но важно понимать, что автоматизация процессов — не главный исполнитель ключевых задач, а помощник для дальнейшего развития. На основании поставленных целей формулируем ТЗ.

Этап 3. Подбираем подходящее ПО

Сейчас много доступных программ — есть как платные, так и бесплатные решения. Есть общие, специфические, простые и сложные системы. Выбирая автоматизированный сервис или платформу, ориентируйтесь на такие критерии:

  • Простота настройки. Важно, чтобы систему можно было настроить конкретно под ваши нужды.
  • Гибкость. Выбирайте систему, которую можно менять, внедрять что-то новое.
  • Удобство. Простой автоматизированный функционал, понятный интерфейс, простота использования для сотрудников с разной квалификацией.
  • Интеграция системы. Важно, чтобы сервис интегрировался с другими сервисами.
  • Техническая поддержка. Обратите внимание на качество обратной связи и грамотность специалистов.

Этап 4. Начинаем внедрение

Если рассматривать вариант проведения оптимизации на предприятии своими силами, то здесь могут быть и минусы, и плюсы. Рассмотрим подробнее.

Плюсы и минусы самостоятельной оптимизации:

  • Небольшой бюджет. Если проводить автоматизацию бизнеса своими силами, то нужны деньги только на оплату ПО.
  • Хорошее знание бизнеса изнутри. Штатные сотрудники понимают бизнес и меньше тратят времени на описание бизнес-процессов.
  • Конфиденциальность. К своим сотрудникам больше доверия и меньше рисков, что конфиденциальная информация попадет к конкурентам.
  • Отсутствие опыта. Если не привлекать сторонних специалистов, то важные тонкости при внедрении можно упустить.
  • Полное погружение. Если доверить работу по автоматизации внутренних процессов сотрудникам, могут пострадать другие участки выбранных специалистов.

Плюсы и минусы оптимизации с привлечением сторонних экспертов:

  • Опыт. Эксперты знают все тонкости, помогут сократить сроки внедрения и организовать запуск максимально эффективно.
  • Оперативность. Сторонние эксперты не заинтересованы тянуть время, так как от этого зависит их доход. Сотрудники наоборот могут проводить автоматизацию медленно, из-за чего продуктивность пострадает.
  • Гарантии. Специалисты с наработанной экспертизой гарантируют результат, а значит, вы можете быть уверены, что инструменты будут подобраны правильно и помогут решить задачи вашего бизнеса.
  • Дополнительные расходы. Работу специалистов нужно оплачивать, но, эти инвестиции быстро окупятся, так как автоматизация помогает бизнесу выйти на новый уровень.

Этап 5. Подготавливаем инструкции

Это очень важный этап, от которого будет зависеть эффективность внутренней автоматизации.

Опишите в инструкции основные действия, какие проблемы и ошибки могут возникнуть, как их решать.

Формат инструкций:

  • Обычный текстовый документ. Просто, но не слишком эффективно. Получается много информации, воспринимать сложно.
  • Текстовый документ + скриншоты. Уже лучше, так как сотрудник сразу понимает, куда нажимать, как действовать на практике.
  • Чек-лист. Информация в таком формате легко воспринимается, но подается сжато, поэтому с пониманием отдельных элементов могут быть затруднения. Лучше использовать чек-лист, как дополнение к основной инструкции.
  • Видео. Это самый эффективный вариант донести информацию о работе. На видео можно увидеть, что и как делать, так запоминается легче и быстрее.

Этап 6. Обучаем персонал

Когда регламент и инструкции готовы, можно переходить к обучению. Для наглядности приведем вариант эффективной схемы обучения:

  • Теоретическая часть. Рассказать, как оптимизированы БП и как будет устроена работа по-новому.
  • Наглядность. Показать, что и как нужно делать, чем лучше автоматизированный функционал, как поступать, если появляется ошибка или что-то идет не так.
  • Совместная работа. Это хорошо, но для закрепления информации все нужно сделать самому. Поэтому вместе с сотрудниками важно пройти весь алгоритм действий.
  • Самостоятельное изучение. На этом этапе сотрудникам дается время, чтобы все усвоить, повторить и попробовать сделать самостоятельно.
  • Тестирование. Чтобы убедиться, что все справились и сформировали необходимые навыки, проводят тестирование.

Чтобы не пустить обучение на самотек, назначьте ответственного. Лучше всего делегировать эту задачу специалистам, ответственным за цифровизацию.

Этап 7. Анализируем и вносим корректировки

Дойдя до этого этапа, можно сказать, что вы автоматизировали процессы компании на 50%. Теперь предстоит монотонная, но очень важная работа. Запуская автоматизацию необходимо проследить, насколько эффективна теперь работа и сравнить с прошлыми результатами. Ваша цель — обнаружить точки роста и скорректировать работу.

«КСК.ИК» для цифровой трансформации организации

Чтобы провести автоматизацию максимально эффективно, важно правильно подобрать инструменты. Так как работать с ПО, программой или с платформой будут неподготовленные сотрудники, она должна быть простой, с понятным интерфейсом и логичным функционалом.

Важно, чтобы сотрудники могли работать с мобильной или десктопной версией, данные были защищены от утечки, а доступ — максимально легкий. Еще одно требование — возможность интеграции с другими системами для одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. Всем этим требованиям соответствует функционал платформы «КСК.ИК».

Чтобы узнать стоимость внедрения КСК.ИК в Вашу структуру, оставьте заявку на сайте или перезвоните по одному из указанных телефонов.

Читайте также:

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.